始末書の書き方・様式・例文と封筒のマナー
社会人として仕事をしていると、時には失敗をして、始末書を書く機会もあると思います。
そんなときのために、当サイトでは正しい始末書の書き方のマナーについて、書いていきたいと思います。
今回は始末書の書き方のマナーの中でも、封筒の書き方について書いていきます。
まずは、封筒の書き方とルールについてです。
始末書を収める封筒は一般的に縦長の定形と呼ばれる和封筒を使います。
※定形はていけいと読みます。
始末書のような改まった姿勢を表す場合は、原則として、白無地で二重袋の封筒を選ぶといいでしょう。
封筒の表の面には始末書と明記しましょう。そして、封筒の裏の面には作成者の所属部署と氏名を記載します。このとき、宛名を書く必要はありません。
始末書の用紙はＢ５サイズを使うのが一般的です。しかし、理由書や顛末書などは長文になることがあります。ですから、Ａ４サイズを使い1枚にまとめるように書く場合もあります。
次は、一般的な始末書の書き方についてです。
始末書は、過失、不始末、重大なミス、犯罪など、時には人事評価や賞与査定に影響を与えるような重大な過失があった場合に必要になるものです。
始末書は会社や相手方に対して提出するものです。自主的に書く時もありますが、普通は上司や相手方から求められて書くものです。
したがって、始末書は懲罰※とまではいえませんが、懲罰に近いものがあります。ですから、始末書は公的な文書といえるでしょう。しかし、決まった書式は特にありません。※懲罰はちょうばつと読みます。
ただ、一般的に次のような内容を書くようにします。
起こってしまった不始末や失敗や過失については以下のように書きます。
まず、始末書の中で、迷惑をかけたことのお詫びをする。
過失の発生した原因について、的確に要領よく説明しましょう。
また、過失の原因及び失敗が発生することになった状況、いきさつ又は経過を説明しましょう。
そして、過失の実体をまとめましょう。さらに、自分の過失であったことを認めることです。
その上、これからは充分注意をして、二度と再び同じような過失を繰り返さないことを誓いましょう。
最後に、罰則規定や先方の処置に素直にしたがう、又は寛大な処置をお願いするなどの表現を添えたりしましょう。
ここでのポイントはわかりやすく、簡潔にまとめて書くようにすることです。
他には、文書をまとめる時の考え方としては、事実を曲げることは絶対にしてはいけません。しかし、可能であれば、その過失が考えようによっては無理のないものであったことを書きましょう。また、他の目的を達成することに一生懸命だったため、失敗の原因にまで配慮が行き届かなかったとかいうようなものでもかまいません。要するに、失敗の度合いをいくらかでも補えることができるように、始末書にまとめるように書けるといいのです。
最初は、始末書を下書きをしてみましょう。それを何回も自分で読み返してみましょう。始末書の表現が適切でない部分があれば訂正するようにします。
始末書全体として、謙虚な姿勢で簡潔な表現を心がけましょう。決して、相手の情に訴えるような表現、泣き落とし的な表現、根拠のない内容などを始末書に書かないように注意するようにすることです。
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